Recomendações CNJ No. 09 de 07/03/2013 e Número 11 de 16/04/2013:
Altera a recomendação No. 09. Dispõe sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança pelos responsáveis pelas serventias do serviço extrajudicial de notas e registros.
Documentação Cartorial:
Lei Nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973
Dispõe sobre os registros públicos, e dá outras providências.
Define o Tamanho dos Livros, no seu:
CAPÍTULO II
Da Escrituração
Art. 3º A escrituração será feita em livros encadernados, que obedecerão aos modelos anexos a esta Lei, sujeitos à correição da autoridade judiciária competente.
§ 1º Os livros podem ter 0,22m até 0,40m de largura e de 0,33m até 0,55m de altura, cabendo ao oficial a escolha, dentro dessas dimensões, de acordo com a conveniência do serviço.
§ 2° Para facilidade do serviço podem os livros ser escriturados mecanicamente, em folhas soltas, obedecidos os modelos aprovados pela autoridade judiciária competente.
PROVIMENTOS—Estabelecem normas e instruções destinadas à uniformização, esclarecimento e orientação quanto aos dispositivos legais aplicáveis aos serviços notariais e de registro nos Estados, através das Corregedorias dos Tribunais de justiça: TJDF; TJGO; e TJMG.
LEI DA DIGITALIZAÇÃO:
Lei Federal 12.682 de de 09/07/2012
Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Art. 1o. A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.
Integridade, Autenticiade e Confidencialidade com emprego de Certificado Digital ICP-Brasil.
Protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
Adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.
Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente.
Na Lei da Digitalização, FALTA regulamentação que estabeleça:
(a) diretrizes básicas para o processo de digitalização dos documentos e guarda das mídias utilizadas para o seu armazenamento; e
(b) atribua responsabilidades pelo acompanhamento dos avanços tecnológicos a fim de permitir o acesso e reprodução dos documentos digitalizados sempre que necessário, dentre outros tantos aspectos.
Lei Nº 12.024, de 27 de agosto de 2009.
Em seu art. 3º, afirma que os investimentos e demais gastos efetuados com informatização, hardware, aquisição e desenvolvimento de softwares e instalação de redes pelos titulares de serviços de registro de imóveis, poderão ser deduzidos da base de cálculo mensal e da anual do imposto de renda da Pessoa Física.
Portaria n. 94/2010 – CONARQ
Comissão foi criada pelo Conselho Nacional de Arquivos para organizar e recuperar os papéis dos cartórios instalados nos Estados da Amazônia Legal. No entanto, o trabalho foi ampliado para alcançar todo o sistema cartorial brasileiro. Para custear o projeto, um Acordo de Cooperação firmado entre o CNJ e o Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária (INCRA) disponibilizou R$ 10 milhões.
Lei 11.977/2009 de 07/07/2009, em que no seu artigo 37
Diz que “os serviços de registros públicos instituirão sistema de registro eletrônico”.
A Lei Dispõe sobre o Programa Minha Casa, Minha Vida – PMCMV e a regularização fundiária de assentamentos localizados em áreas urbanas;
Art. 37. Os serviços de registros públicos de que trata a Lei no 6.015, de 31 de dezembro de 1973, observados os prazos e condições previstas em regulamento, instituirão sistema de registro eletrônico.
Art. 38. Os documentos eletrônicos apresentados aos serviços de registros públicos ou por eles expedidos deverão atender aos requisitos da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP e à arquitetura e-PING (Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico), conforme regulamento.
Parágrafo único. Os serviços de registros públicos disponibilizarão serviços de recepção de títulos e de fornecimento de informações e certidões em meio eletrônico.
Art. 39. Os atos registrais praticados a partir da vigência da Lei no 6.015, de 31 de dezembro de 1973, serão inseridos no sistema de registro eletrônico, no prazo de até 5 (cinco) anos a contar da publicação desta Lei.
Parágrafo único. Os atos praticados e os documentos arquivados anteriormente à vigência da Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, deverão ser inseridos no sistema eletrônico.
Art. 40. Serão definidos em regulamento os requisitos quanto a cópias de segurança de documentos e de livros escriturados de forma eletrônica.
Art. 41. A partir da implementação do sistema de registro eletrônico de que trata o art. 37, os serviços de registros públicos disponibilizarão ao Poder Executivo federal, por meio eletrônico e sem ônus, o acesso às informações constantes de seus bancos de dados, conforme regulamento.
Lei nº 11.419 de 19/12/2006
Dispõe sobre: a informatização do processo judicial; altera a Lei no 5.869, de 11 de janeiro de 1973 – Código de Processo Civil; e dá outras providências.
Lei 8.935/94, art. 41
Incumbe aos notários e aos oficiais de registro praticar, independentemente de autorização, todos os atos previstos em lei necessários à organização e execução dos serviços, podendo, ainda, adotar sistemas de computação, microfilmagem, disco ótico e outros meios de reprodução.
Lei Federal 6.015/73, art. 161
As certidões do registro integral de títulos terão o mesmo valor probante dos originais, ressalvado o incidente de falsidade destes, oportunamente levantado em juízo.
Lei N.º 9.492, de 10.09.1997
Publicada no “DOU” do dia 11.9.1997, definiu a competência, regulamentou os serviços concernentes ao protesto de títulos e outros documentos de dívida. Para os serviços nela previstos, os Tabeliães poderão adotar e substituir, independentemente de autorização, sistemas de computação, microfilmagem, gravação eletrônica de imagem e quaisquer outros meios de reprodução;
Lei Federal 8.935/94 – art. 47.
Nova etapa do processo ocorre, quando a mídia gerada, é enviada ao Serviço Notarial que após conferir as assinaturas e co-assinaturas, já tendo conferido os documentos com seus originais no momento da digitalização, através da diligência preparatória, procede a autenticação eletrônica dos documentos, gerando nova mídia, assinada pelo tabelião do Serviço Notarial
Após este procedimento a mídia é enviada a registro junto ao Serviço Registral de Títulos e Documentos e de Pessoas Jurídicas, para que seja co-assinada digitalmente, pelo seu titular, registrada e devolvida para a empresa interessada. Este registro tem por objetivo principal perpetuar os documentos digitalizados e, permitir que na hipótese de necessidade de se obter novo original do documento, estes possam ser “refeitos” através de certidão expedida pelo Serviço Registral de Títulos e Documentos nos termos da Lei Federal 6.015/73 – art. 161 e Lei Federal 8.935/94 – art. 47.
Medida Provisória Nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001
“Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.”
art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.
§1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 – Código Civil.
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011: Lei do Acesso à Informação;
Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.