O processo de captação digital da imagem deverá ser realizado com o objetivo de garantir o máximo de fidelidade entre o documento digital gerado e o documento original, levando em consideração suas características físicas, estado de conservação e finalidade de uso do documento digital.

Recomenda-se a digitalização das capas, e envoltórios, bem como de páginas sem impressão (frente e verso) quando contiverem sinalização gráfica de numeração e outras informações. É necessário que os equipamentos utilizados possibilitem a captação digital de um documento arquivístico de forma a garantir a geração de um representante digital que reproduza, no mínimo, a mesma dimensão física e cores do original em escala 1:1, sem qualquer tipo de processamento posterior através de softwares de tratamento de imagem, como interpolação, por exemplo.

A qualidade da imagem digital é o resultado dos seguintes fatores:

1. Resolução óptica adotada no escaneamento;
2. Profundidade de bit, dos processos de interpolação (quando utilizados);
3. Níveis de compressão;
4. Características dos próprios equipamentos;
5. Técnicas utilizadas nos procedimentos que resultam no documento digital.

A resolução linear é determinada pelo número de pixels utilizados para apresentar a imagem, expressa em pontos por polegada (dpi) ou pixels por polegada (ppi) da vertical e horizontal da imagem digital (eixo X,Y). Quanto maior o número de pixels utilizados no processo de captação digital de imagem, mais elevada será a resolução linear e, portanto, a possibilidade de representar a imagem original com a riqueza de detalhes.

É necessário que os scanner’s utilizados possibilitem a digitalização de um documento, arquivístico de forma a garantir a geração de uma imagem que reproduza, no mínimo, a mesma dimensão física e cores do original em escala 1:1, sem qualquer tipo de processamento posterior através de softwares de tratamento de imagem.

Como parâmetro de qualidade usar a Resolução Óptica, sem a utilização de recursos de interpolação, que resultam num aumento artificial da resolução.

A profundidade de bit (também chamada de resolução tonal, resolução de cor ou variação dinâmica), é uma medida do número de bits utilizados para definir cada pixel.

1. Bitonal (Preto e Branco) – usado para a maioria dos documentos, que contenham textos;
2. Tons de Cinza – usado para quando o processo possuir fotos, imagens ou outras informações que precisam de uma melhor qualidade.
3. Colorido (RGB) – usado exclusivamente quando o processo possuir uma informação em que é vital a apresentação das cores.

Os níveis de “Tons de cinza” e “Coloridos” têm uma imagem mais aprimorada, mas os arquivos ficam com tamanhos maiores, tornando o processo mais lento, tanto na digitalização quanto na leitura dos documentos.

Quanto maior o número de bits para compor cada pixel, maior será a escala de tonalidades de cinza – onde há um bit por pixel para as cores (modo de cores) a serem apresentadas. Quando só se utiliza um bit por pixel denominamos de bitonal, ou seja, há apenas o preto e o branco.

                O uso de PADRÕES, além de adicionar longevidade e escalabilidade ao ciclo de vida dos documentos, também assegura a qualidade, consistência e segurança dos recursos, e faz com que eles sejam compatíveis com os recursos de outras projetos. Iniciativas que utilizam essa abordagem promovem escalabilidade e podem ser mantidas e gerenciadas com o máximo benefício para todos.