TABELA DE PADRONIZAÇÃO
| Tipo de Documento | Modo de Cores | Resolução Mínima |
| Textos impressos, sem manchas, folhas preservadas | Bitonal | 300 dpi |
| Textos impressos, com manchas | Tons de Cinza | 300 dpi |
| Capas dos processos | Tons de Cinza | 300 dpi |
| Textos com imagens ou fotografias em preto e branco | Tons de cinza | 300 dpi |
| Textos impressos com folhas deterioradas ou rasgadas | Tons de Cinza | 400 dpi |
| Textos com imagens ou fotografias coloridas | Colorido | 300 dpi |
| Manuscritos | Tons de Cinza | 400 dpi |
| Imagens ou fotografias coloridas | Colorido | 300 dpi |
| Negativos fotográficos | Colorido | 3000 dpi |
| Documentos cartográficos | Colorido | 400 dpi |
| Plantas | Tons de Cinza | 600 dpi |
A resolução de 300 dpi é mínima quando se deseja utilizar a tecnologia OCR, se for utilizar a ICR, aumente a resolução mínima para 10 dpi Por Linha
Para a geração de matrizes e derivadas em formatos de arquivos digitais, recomenda-se sempre a adoção dos formatos abertos (open source) por permitirem melhores condições de acesso e preservação em longo prazo, e uma menor dependência de software e hardware.
O formato mais utilizado para as matrizes é o formato TIFF (Tagged Image File Format), que apresenta elevada definição de cores sendo amplamente conhecido e utilizado para o intercâmbio de imagens digitais entre as diversas plataformas de tecnologia da informação existentes.
Também pode ser apreciado o uso de outros dois formatos digitais: o formato Portable Network Graphics – PNG29 e o formato JPEG 200030. Uma das vantagens do PNG29, em relação ao TIFF, é utilizar uma compressão sem perdas, além, de ser um formato padronizado como ISO/IEC 15948-2003. Entretanto é mais limitado na inserção de metadados embutidos.
Quanto ao FORMATO adotaremos como principal o formato PDF/A pesquisável, embora possua uma taxa de compressão menor, esse formato digital permite dar acesso ao usuário final uma representação fiel do documento original, em um único arquivo digital, especialmente quando esse é formado por múltiplas páginas e contiver também imagens fixas. Sempre marque na configuração de seu aplicativo digitalizador o formato PDF pesquisável e/ou reconhecimento de caracteres (OCR ou ICR).
Como os formatos “Tons de cinza” e “colorido”, ocupam um espaço maior, deve-se racionalizar o processo quando ocorrerem casos de, por exemplo, processos com várias páginas de texto e entre elas algumas fotos. Nesses casos em que apenas pequena parte do documento precisa de qualidade, sugere-se que este seja completamente digitalizado em “Preto e branco” e que se faça a “redigitalização”, com a qualidade necessária, apenas da parte que necessitar de maior resolução.
Para evitar arquivos muito grandes, que dificultem ou retardem a legibilidade do conteúdo, sugere-se que volumes com grande números de páginas sejam divididos em arquivos digitais menores, respeitando-se o limite entre 200 e 300 páginas para cada arquivo digital.