O SOFTWARE do Scanner deve ter as seguintes características básicas: Funcionalidade de salvar os arquivos de imagens e formatos padrões; Edição de Imagens (Limpar, ajuste de brilho e contraste; Funções: Cortar, Inclinar, virar, Realçar a imagem, Controle de Zoom; Fornecer controle para gama, preto e branco e cores (RGB e CMYK)).
Além do Software de Digitalização, necessitaremos do Adobe Acrobat (pago), Assinador Digital (Gratuito); e de Reconhecimento de Caracteres (OCR – Pago).
Podemos evoluir na prestação de serviços e necessitar de Gerenciador de Banco de Dados (SGBD), e Sistema de acesso via WEB. Em primeira análise poderíamos adotar o LIGHTBASE com GOLDENDOC que são software’s LIVRES, disponibilizados no Portal do Software Público Brasileiro.
http://www.softwarepublico.gov.br/
TABELA DE INVESTIMENTO INICIAL – Para Começar
| QDE | PRODUTOS | CARACTERÍSTICAS | VALOR |
| 01 | Notebook | 8 GB Memória – HD 200 GB Grav CD/DVD | 0,00 |
| 00 | Micro Servidor | ||
| 00 | Gravadora de Blue-Ray | ||
| 00 | HD Externo | 500 MB | |
| 01 | HD Externo | 1 TeraByte | 300,00 |
| 01 | Scanner de Mesa | Com Alimentador Automático (Plustek) | 2.541,01 |
| 01 | Scanner de Livros | Fujitsu | 2.999,00 |
| 00 | Câmara Digital | ||
| 01 | Licença Adobe Acrobat | 647,00 | |
| 00 | Licença Software de OCR | ||
| 00 | Licenças Assinador Digital | 0,00 | |
| MÍDIAS (CD/DVD – BlueRay) | CD’s e DVD’s | 100,00 | |
| TOTAL | 6.587,01 |
Obs.: Valores “zerados” produtos existentes ou grátis
7) MÃO DE OBRA
ARQUIVISTA;
ANALISTA DE SISTEMAS com especialidade em GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos);
DIGITALIZADORES (Scanneamento) – Colaboradores eventuais treinados pela AER Arquivos Digitais Multimídia;
CONFERENTES (Controle de Qualidade) – Colaboradores eventuais treinados AER Arquivos Digitais Multimídia;
CONSULTOR DO CARTÓRIO – Conhecedor dos documentos cartoriais que acompanhará a Equipe. Colaborador do Cartório onde será executado o serviços.
MODELO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Estimativa de CUSTOS – LOTE de 4.000 Páginas – 8 Horas Por Dia – Livro 200 Folhas
| EXECUÇÃO – ETAPAS | QDE HORAS | ENVOLVIDOS | CUSTO POR HORA |
| Proposta | 24 | Arquivista/Analista | 0,00 |
| Consultoria Projeto | 40 | Arquivista/Analista | 50,00 |
| Preparação/Projeto Arquivístico | 40 | Arquivista | 50,00 |
| Digitalização A4 (Ofício 2) * | 08 | Digitalizador | 43,75 |
| Digitalização A3 | 08 | Digitalizador | 75,00 |
| Digitalização Livro A3 (400 Páginas) * | 08 | Digitalizador | 75,00 |
| Indexação | 01 | Analista Sistemas/GED | 2,08 |
| Fases Controle Qualidade | 01 | Conferentes | 2,08 |
| Armazenamento | 01 | Analista Sistemas/GED | 0,35 |
| Controle de Acesso | 01 | Analista Sistemas/GED | 0,35 |
| Assinatura Digital | 08 | Analista Sistemas/GED | 1,00 |
| Preservação | 08 | Arquivista/Analista GED | 50,00 |
| Segurança | 08 | Analista Sistemas/GED | 50,00 |
| CUSTO TOTAL/DIA | 399,61 |
Qde horas e Custo baseado em 4.000 Páginas que corresponde a 5 livros de 200 folhas e 400 páginas cada Totalizando 2.000 Páginas, MAIS 2.000 Páginas de 1.000 Folhas soltas – Frente & verso
* Considerando que algumas Etapas podem ser realizadas concomitantemente o CUSTO DIÁRIO para o contratante pode ficar superior.
CONSIDERAMOS, de acordo com o Estudo de Caso Brasília que: Recebendo o Dossiê (10 a 15 Folhas) devidamente conferido, podemos DIGITALIZAR essas 15 folhas em 5 (cinco) minutos, ou seja 180 Folhas (correspondentes a 360 Páginas frente & verso) a cada hora, o que totaliza até 2.880 páginas num dia. No caso estamos considerando penas 2.000 páginas. Quanto aos LIVROS, quanto a passagem Página a Página, acreditamos que podemos atingir, também, pelo menos, 2.000 páginas por dia.