Segundo Lyra (2017, p. 15):

“Desenvolver produtos e serviços informacionais específicos para um grupo de pessoas ou processos envolve conhecer suas necessidades de informação bem como suas características

Tornar a informação mais útil para os processos ou as pessoas aplicarem na melhoria da tomada de decisão é um dos maiores benefícios desta identificação.”

2.3.1. Identificação

Identificar as necessidades de informação dos grupos, indivíduos e processos de acordo com suas necessidades é um passo fundamental para torná-la mais útil para uma organização.

2.3.2. Obtenção

Etapa de captura e recepção da informação, através da criação ou proveniente de fontes internas ou externas em qualquer mídia ou formato.

Definidas as necessidades de informação, a próxima etapa é a de captura e recepção da informação, através da criação ou proveniente de fontes internas ou externas que podem suprir essas necessidades. Nesta etapa deve-se ter a preocupação com a integridade da informação:

É preciso garantir que a informação é genuína, criada por alguém autorizado a produzi-la ou proveniente de uma fonte confiável, livre de adulteração, completa e apresentada dentro de um nível de precisão compatível com os requisitos levantados na etapa de Identificação das necessidades.

2.3.3. Tratamento 

É a etapa de organização, formatação, classificação e análise para poder ser mais acessível e de fácil utilização e integrada como sua confidencialidade.

É a etapa em que a informação precisa ser organizada, formatada, estruturada, classificada, analisada, sintetizada, apresentada e reproduzida, a fim de torná-la acessível. Deve-se levar em conta a integridade.

2.3.4. Distribuição

Momento em que a informação é transportada seja por acesso a um banco de dados, por e-mail ou um trâmite eletrônico. É levar a informação necessária a quem precisa dela. Através da rede de comunicação da organização. É necessário considerar, nesta etapa, os diversos objetivos de segurança, principalmente na distribuição eletrônica.

2.3.5. Uso

A informação é usada para gerar valor para a organização. Os conceitos de disponibilidade, integridade e confidencialidade devem ser aplicados em sua plenitude. O uso é sem dúvida a etapa mais importante de todo o processo de gestão da informação. Não é a existência da informação que garante melhores resultados em uma organização, mas sim o uso.

A preocupação com o uso legítimo da informação pode levar a requisitos de confidencialidade, destinados a restringir o acesso e o uso de dados e informação as pessoas devidamente autorizadas.

2.3.6. Armazenamento

Momento em que a informação é guardada, seja em banco de dados ou mídia ótica sempre preocupando com a integridade e a disponibilidade, necessárias para assegurar a conservação dos dados e informação, permitindo seu uso e reúso dentro da organização. 

A complexidade da conservação dos dados obviamente aumenta à medida que cresce a variedade de mídias usadas para armazená-los como base de dados informatizadas, arquivos magnéticos ou ópticos.

A necessidade de ser precaver contra problemas na recuperação dos dados pode exigir a migração periódica dos acervos digitais para tecnologias mais atualizadas, para protegê-los de mudanças nos métodos de gravação, armazenamento e recuperação, que ocorrem a ciclos cada vez menores devido aos constantes avanços nas tecnologias da informação e comunicação.

No caso de dados sigilosos, é necessário considerar os tipos de mecanismo de proteção a serem usados para impedir o acesso físico ou remoto por pessoas não autorizadas.

2.3.7. Descarte

Quando a informação não é mais útil ou se torna obsoleta pode ser descartada, podendo ser deletada ou apagada de um banco de dados, em condições de segurança, respeitando o aspecto de confidencialidade, obedecendo a normas legais e políticas operacionais da organização. Excluir dados e informações inúteis melhoram o processo de gestão da informação.

2.3.8. Backup

Toda informação armazenada em algum dispositivo está propensa a falhas. Por isso, é fundamental que programas e dados importantes sejam armazenados em mais de um local, de modo a reduzir a chance de serem perdidos. Estas cópias de segurança são chamadas de backups, e são utilizados toda vez que a mídia principal for corrompida.

2.3.9. Recuperação 

É o processo de recuperação e tratamento dos dados contidos em mídias de armazenamento secundário danificadas, corrompidas ou inacessíveis quando ela não pode ser acessada normalmente.

Geralmente os dados estão sendo recuperados de mídias de armazenamento, como unidades de disco rígido internas ou externas, unidades de estado sólido (SSD), unidade flash USB, fitas de armazenamento, CDs, DVDs, RAID e outros eletrônicos. A recuperação pode ser necessária devido a defeito físico do dispositivo de armazenamento ou defeito lógico do sistema de arquivos que impede de ser montado pelo sistema operacional (SO) do hospedeiro (Fonte: Wikipédia).