Algumas dicas básicas para organização dos documentos digitais em seus computadores pessoais e notebooks.  Vamos iniciar com informações básicas para que possam ver o que estão fazendo ou deixando de fazer na organização de uma estrutura de pastas que permita futuras recuperações de seus arquivos digitais.

Na maioria dos casos o que vemos é uma não preocupação com a organização, a começar pela Área de Trabalho, com muitos “ícones” de programas, geralmente, muitos, não utilizados e “atalhos” para documentos utilizados uma única vez e depois nunca mais acessados.

Geralmente não existe a preocupação e o “ânimo” de quando criamos ou recebemos um arquivo, de nomeá-lo corretamente com um título explicativo e que envolva cronologia, identificação da versão e do “dono” do arquivo. E utilizando a função “Salvar como…” , estamos nos obrigando a criar um nome explicativo e pensar em uma Pasta ou Subpasta específica, criada previamente ou, “sem preguiça”, criá-la, no momento, em seu devido lugar. Podem estar pensando que é muito preciosismo, e que isso se aplica a empresas, mas, a verdade, é que armazenamos documentos oriundos de nossas atividades do trabalho, de negócios partiulares e pessoais referentes a nós e parentes, por isso a importância da identificação correta.

Analisem: na maioria dos casos os documentos permanecem em “Meus Documentos”, “Meus Arquivos Recebidos”, “Downloads” e outras pastas designadas pelo aplicativo gerenciador de pastas. O usuário não se preocupa em criar uma estrutura abaixo, com subpastas que agrupem (classifiquem) melhor os arquivos. Os arquivos acabam ficando em uma única pasta e sem uma denominação explicativa que evite que se tenha que abrir o arquivo para saber seu conteúdo.

Portanto as dicas iniciais, são as seguintes:

• Crie uma Estrutura de Pastas e Subpastas nomeando a pasta principal (primeiro nível) com o nome do “Dono” daqueles documentos (Seu Nome, filha, Esposa e empresa em que trabalha);

• Crie Subpastas quando a quantidade de arquivos comprometer a visualização e recuperação ou, mesmo antes, quando identificar que podem ser agrupados em assuntos específicos;

• Crie a estrutura de subpastas que necessitar, mas evitando muitos subníveis (no máximo cinco);

• Evite nomes de pastas e subpastas muito extensos e não tão curto que comprometa o entendimento futuro;

• O sistema operacional ou aplicativo gerenciador de documentos coloca a data, normalmente a data do armazenamento, que muitas vezes não coincide com a data do arquivo, devido a várias movimentações, ou mesmo da versão do documento (sempre numeração crescente), quando essa existir e for importante, portanto o padrão ideal de nomeação é “AAAA_MM_DD_NomeDoArquivo_VrsNNN” seguido de ponto e a extensão (identificação do tipo e formato) do arquivo. O melhor é que visualmente os arquivos ficarão na ordem cronológica, que, também, é importante para a recuperação;

• Sempre procurar movimentar os arquivos que estiverem nas pastas temporárias (Meus documentos, Meus arquivos recebidos, Downloads, Área de trabalho, e outras. Podem até criar uma estrutura de subpastas abaixo dessas pastas mas com propósitos definidos. A ideia é não deixar arquivos “soltos” na raiz dessas pastas, sem a devida classificação;

• Ao contrário do que pareça não fique esvaziando a lixeira, deixe que o próprio sistema operacional faça isso à medida que vai necessitando de espaço, assim você terá uma boa chance de recuperar um arquivo que deletou inadvertidamente.

Por fim, cópia de segurança (Backup) dos arquivos mais recentes e dos permanentes é essencial. Assunto que trataremos em outras postagens. Trataremos, também, dos METADADOS e dos recursos existentes nas ferramentas de automação de escritório (tipo processadores de texto, planilhas).