CONTEXTUALIZAÇÃO E RELEVÂNCIA ESTRATÉGICA

Os livros oficiais dos cartórios (livrões) são patrimônio essencial para os cartórios e para a sociedade pois registram não só a história de pessoas, bens e negócios mas também a própria existência delas.

            Compostos de livros de vários formatos, tamanhos e idades, sofrem o desgaste de seu manuseio, bem como tornam a rotina de trabalho lenta e dificultosa.

O propósito deste documento é oferecer orientações básicas e prover recomendações mínimas necessárias à digitalização de documentos cartoriais,  assegurando a acessibilidade através do uso de padrões e formatos amplamente aceitos, possibilitando a recuperação de documentos e seu uso por diversos públicos e incorporando procedimentos que estimulem a preservação dos documentos originais.

Contextualizado a partir das Recomendações Números 09 de 07/03/2013 e número 11 de 16/04/2013, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que Dispõe sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança pelos responsáveis pelas serventias do serviço extrajudicial de notas e registros.

O CORREGEDOR NACIONAL DE JUSTIÇA, resolve (principais Artigos da Recomendação No. 11, com grifos e comentários nossos):

“Art. 1º. Recomendar aos titulares e aos responsáveis pelas delegações do serviço extrajudicial de notas e de registro que mantenham cópias de segurança em microfilme, ou arquivo em mídia digital formado por imagens extraídas por meio de “scanner”, ou fotografia, ou arquivo de dados assinado eletronicamente com certificado digital emitido em consonância com as normas do ICP-Brasil, ou qualquer outro método hábil, que, em sua fase inicial, deverá abranger os livros obrigatórios previstos em lei para as suas respectivas especialidades.

Parágrafo 1º. Mediante opção do Tabelião ou do Oficial de Registro, a formação de arquivo de segurança dos Livros de Notas poderá abranger os livros escriturados a partir do ano de 1980. O arquivo de segurança dos Livros de Protesto poderá abranger os livros escriturados nos últimos cinco anos.

            Comentário:  Art. 1º e seu  Parágrafo 1º é o foco inicial e principal da solução a ser apresentada em DOIS níveis de Projeto: (1) Cópia de Segurança em Mídia Óptica sem Certificação Digital e (2) Com Certificação Digital, ou seja, documentos com Fé Pública Assinados Digitalmente.

Parágrafo 2º. O arquivo de segurança dos livros de protocolo de todas as especialidades do serviço de notas e de registro poderá ser formado por meio informatizado, dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem.

Parágrafo 3º. O arquivo de segurança dos índices do Registro Civil de Pessoas Jurídicas, do indicador pessoal do Registro de Títulos e Documentos (Livro D) e dos indicadores real e pessoal do Registro de Imóveis (Livros nºs  4  e 5) poderá ser formado por meio exclusivamente informatizado, dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem.

Parágrafo 4º. Poderá ser dispensada, a critério do Oficial de Registro, a formação de arquivo de segurança do Livro “D – de registro de proclama” do Registro Civil de Pessoas Naturais.

Comentário: Parágrafos 2º, 3º e 4º serão frutos de soluções a serem analisadas futuramente e apresentadas aos Cartórios

Art.2º Determinar que, em 120 dias, os titulares e responsáveis pelas delegações do serviço extrajudicial informem se possuem, ou não, arquivo de segurança e, se não o possuírem, quais as providências que estão adotando para formá-lo e a previsão do tempo que estimam para sua realização.”

Comentário: O prazo (120 dias) para apresentarem os Questionários respondidos ao CNJ terminou em Agosto/2013. Não temos levantamento do grau de atendimento prestado pelos Cartórios e quais projetos de digitalização e formação de cópias de segurança foram apresentados.

Serviços a serem oferecidos através da MicroEmpresa Individual (MEI)  “AER – Arquivos Digitais Multimídia”, CNPJ No. 18.456.375/0001-26, ativada em 10/07/2013, com a definição de atividade principal “Serviços combinados de Escritório e Apoio Administrativo” (82.11-3/00) e atividade secundária de “Preparação de Documentos e Serviços Especializados de Apoio Administrativo” (81.19-9/99). Blog/Site: http://www.arquivosdigitais.info/.

Responsáveis: Artur Emilio de Rezende – Analista de Sistemas com especialização em Gerenciamento Eletrônico de Documentos