DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO DE TECNOLOGIA

 (Requisitos, Processos e Procedimentos de Digitalização)

             O processo de digitalização é o ato de transformar um documento físico em digital, que por sua vez pode ser armazenado em vários tipos de mídias.

             ETAPAS: Preparação; Digitalização; Indexação/Metadados; Controle de Qualidade; Armazenamento; Controle de Acesso; Assinatura Digital; Preservação; e Segurança.

PREPARAÇÃO: 

Antes do início da digitalização, a fim de aproveitar os planos de digitalização do acervo físico, é recomendável que as unidades busquem o tratamento arquivístico dos documentos – tratamento feito pela Empresa contratada, conjuntamente com Colaboradores do Cartório a devida avaliação e seleção dos conjuntos documentais a serem digitalizados. Faz-se necessário, também, a higienização dos mesmos (retirada de grampos, clipes, colchetes, desamasso de folhas, etc).

A escolha correta do equipamento de captura digital a ser utilizado, deve-se observar os gêneros documentais existentes no acervo e sua quantificação, além das características físico-químicas de cada tipo de documento, para reduzir os riscos à integridade física do original. O processo de digitalização deverá ser realizado, preferencialmente, nas instalações das instituições detentoras do acervo documental, evitando seu transporte e manuseio inadequados, e a possibilidade de danos causados por questões ambientais, roubo ou extravio.

A fim de se gerar um material digital fiel ao documento original, deve-se identificar o menor caractere (linha, traço, ponto, mancha de impressçao) a ser digitalizado para a determinação da resolução óptica que garantirá sua legibilidade na versão digital.