Na avaliação dos EQUIPAMENTOS para captação digital a serem utilizados em projetos de digitalização de massa deve ser adequada ao tipo de documento original, não os empregando em documentos com grande valor intrínseco atribuído ao documento arquivístico original (valor artístico, raridade, valor histórico), levando em consideração o seu estado de conservação, as suas características fisioquímicas (dimensão, gramatura do papel, tipo de papel, tipo de tinta). Não é possível a utilização destes equipamentos para documentos arquivísticos que possuam elementos não planos como selos de cera, selos de papel, marcas em relevo, etc.
Tipos de Equipamentos:
Digitalizadores de mesa:
Considerando a dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, são indicados para os documentos planos em folha simples e ampliações fotográficas contemporâneas. Este tipo de equipamento não se aplica a documentos encadernados. Há modelos de mesa de reprodução disponíveis que possuem um sistema de sucção que permite a reprodução de documentos de grandes formatos sem a formação de dobras e mossas na superfície do documento.
Digitalizadores planetários:
Este tipo de equipamento utiliza uma unidade de captura semelhante a uma câmera fotográfica, uma mesa de reprodução que define a área de escaneamento e uma fonte de luz. São usados para a digitalização de documentos planos em folha simples, de documentos encadernados que necessitem de compensação de lombada, de forma a garantir a integridade física dos mesmos, bem como para os documentos fisicamente frágeis, já que não ocorre nenhuma forma de tração ou pressão mecânica sobre estes.
Câmeras digitais:
Seu uso implica no uso de mesas de reprodução, para a garantia do paralelismo necessário à uma boa qualidade da imagem digital gerada, além de sistemas de iluminação artificial compatíveis, necessariamente com baixa intensidade de calor e o mínimo de tempo de exposição necessário para não comprometer o estado de conservação dos documentos arquivísticos originais
Digitalizadores de produção e alimentação automática:
Equipamento de captura digital com mecanismos de alimentação automática e maior velocidade de operação, embora algumas organizações arquivísticas ainda não aceitem a livre utilização desses equipamentos em documentos permanentes.
A opção em empregar estes equipamentos para captura digital de documentos com sistemas de alimentação automática, também conhecidos como digitalizadores de produção, deve ser meticulosamente avaliada, devido a risco potencial de danos físicos e de redução da longevidade de documentos originais, em virtude do modo de operar de seus dispositivos mecânicos e ópticos, uma vez que é irreversível o modo de operação no momento quando estão em contato com o documento original, e a sua exposição a luminosidade artificial intensa e ao calor emanado pelo equipamento.
Uma vez realizada a opção pelo uso desses equipamentos quando do planejamento de projeto de digitalização de massa, e restringindo seu uso em acervo documental que apresente excelente estado de conservação (sem danos, rasgos), baixo valor intrínseco, elevada demanda de acesso, alto índice de homogeneidade de sua constituição físico-química, dimensões e tipo de gramatura do papel (por exemplo: papel de baixa gramatura, papel-carbono, papel-de-arroz).
Nesse sentido, na avaliação dos equipamentos para captura digital a serem utilizados em projetos de digitalização de massa deve ser adequada ao tipo de documento original, não os empregando em documentos com grande valor intrínseco atribuído ao documento arquivístico original (valor artístico, raridade, valor histórico), levando em consideração o seu estado de conservação, as suas características físico-químicas (dimensão, gramatura do papel, tipo de papel, tipo de tinta). Não é possível a utilização destes equipamentos para documentos arquivísticos que possuam elementos não planos como selos de cera, selos de papel, marcas em relevo, etc.
Todos os documentos a serem digitalizados neste tipo de equipamento deverão obrigatoriamente passar por um processo de análise rigorosa de sua estrutura física, seu estado de conservação, bem como a retirada de sujidades e objetos como clips, grampos, fitas adesivas e assemelhados. Documentos fotográficos (em película, papel fotográfico e
assemelhados) e material de arte, não podem ser digitalizados nestes tipos de equipamentos com alimentação automática, independente de seu tipo e estado de conservação.
Para documento até Ofício 2 (A3), folha solta, podemos utilizar, conforme vimos em plena produção no Cartório 3o. Ofício de Brasília, os Scanner tipo da PLUSTEK da Série Smartoffice, que permite um controle maior sobre a alimentação das Folhas.