A digitalização de documentos converte arquivos físicos (papel) em formatos digitais (PDF, JPG, TIFF) usando scanners ou aplicativos de celular, como o Google Drive. Esse processo agiliza a gestão, facilita o compartilhamento e garante a preservação. A digitalização pode ter valor legal, seguindo normas de autenticidade, e permite eliminar o papel original em muitos casos.
Como Digitalizar Documentos
Pelo Celular (Android/iOS):
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- Google Drive: Abra o app, toque em + (Adicionar) e depois em Digitalizar (ícone de câmera).
- Files do Google: Abra o app, toque no ícone de digitalização no canto inferior direito.
- Captura:
Aponte a câmera, ajuste o contorno azul, tire a foto e adicione mais páginas se necessário.
- Ajustes: Use as ferramentas para cortar, girar, ajustar cores (preto e branco ou colorido) e limpar manchas.
- Salvar: O arquivo é salvo como PDF no seu dispositivo.
Por Scanner/Multifuncional:
- Preparação: Remova grampos e clipes e verifique se o documento está legível.
- Configuração: Defina a resolução e o formato (PDF/A para longo prazo é recomendado).
- Captura: Digitalize e nomeie os arquivos de forma organizada.
Benefícios da Digitalização
- Organização e Busca: Localização rápida de documentos digitais.
- Redução de Espaço: Elimina a necessidade de arquivos físicos.
- Sustentabilidade: Reduz o consumo de papel.
- Segurança: Permite backups e controle de acesso.
Dicas para uma Digitalização Eficiente
- Use aplicativos que oferecem “limpeza” automática de bordas e contraste.
- Digitalize em cores para documentos com assinaturas ou carimbos importantes.
- Para documentos com valor legal, verifique se a digitalização segue a legislação para garantir sua autenticidade e integridade.
- Organize os arquivos em pastas com nomenclatura clara para facilitar o gerenciamento.