Em termos gerais Indexar um documento é identificar os metadados de forma organizada e classificá-los de acordo com o seu tipo documental, para que auxilie de forma efetiva a localização do documento. Cada tipo documental possui seu conjunto de metadados.

Ao planejar a digitalização dos documentos buscamos definir quais os tipos documentais serão digitalizados e como será a indexação e como serão agrupados de forma lógica para os usuários (taxonomia), garantindo uma boa “usabilidade” e facilitando a localização dos documentos.

Algumas tecnologias podem ser utilizadas no processo de indexação, por exemplo: digitação manual, OCR, OMR e Códigos de Barras.

Concluída a etapa de digitalização, acontece a indexação destes arquivos; este é o momento em que, junto ao cliente, os especialistas em gestão da informação da Rede Imagem criam índices e agrupam os documentos em um sistema lógico e de fácil encontrabilidade.

Metadado significa “informações sobre os dados”, informações criadas sobre o material e a versão digital, o registro de sua identidade, criação, uso, e estrutura. O propósito do metadado é facilitar a pesquisa, o uso, a administração e reutilização de material digital. Os metadados podem ser divididos em três categorias: descritivos, administrativos e estruturais.

Os metadados possibilitam a administração eficaz do sistema de repositório dos objetos digitas e ajudam a limitar o acesso à propriedade intelectual da instituição. Informações de catalogação descritiva, facilitam para as pessoas localizarem aquilo que estão pesquisando num repositório. Porém, cada objeto requer um grande número de metadados para ser armazenado. Portanto, catalogar os materiais num repositório é um trabalho intenso.

O metadado descritivo descreve e identifica as informações sobre os recursos digitais, facilitando a busca, acesso e adminitração do repositório. As informações são do tipo bibliográficas tais como: o criador/autor, título, data da criação, palavras-chave, entre outras.

O metadado administrativo é usado para facilitar o rastreamento, migração e reuso dos elementos digitais. As informações típicas dessa categoria são: informações sobre a criação, controle de qualidade, direitos, entre outras. O termo “metadado técnico” também é utilizado para indicar a data de captura da imagem e as características técnicas da imagem.

O metadado estrutural descreve a estrutura interna do recurso digital e sua relação com suas partes. É usado para possibilitar a navegação e a apresentação.